マイナンバーQ&A

A. 扶養控除等(異動)申告書に個人番号を記載することは法律上の義務となっています。
従業員は、所得税法194条により、扶養控除等(異動)申告書を、給与の支払者を通じて税務署長に提出する義務があります。 取り扱いとして、税務署長等から特に提出を求められなければ、給与の支払者が保管しておくことになっていますが、少なくとも、従業員が給与の支払者である会社に提出することは義務です。そして、所得税法194条1項及び所得税法施行規則73条1項により、扶養控除等(異動)申告書には、申告者及び扶養親族等の個人番号を記載することが、法的義務となっています。
したがって、税務署長に提出しないからといって、個人番号を記載しないことは所得税法194条に違反し許されないということになります。
A. 管理台帳などに担当者として記載すれば問題ありません。 ただし、その派遣社員の管理監督責任は会社にありますので 何か問題が起こった場合には会社としての責任が発生しますので ご留意ください。
A. マイナンバーは住民票がある個人に与えられます。 平成27年10月以降に国外に滞在している個人にはマイナンバーの指定が行われません。 また、外国籍でも住民票のある方にはマイナンバーが指定されます。 上記の理由でマイナンバーがなければ、ないままで給与計算などの処理を行うこととなります。


参考 内閣官房サイト
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq2.html#q2-3

A. いずれも部署名だけ、役職名だけの記載でよいものと考えます。 担当者についてはガイドラインQ&Aに記載がございます。

http://www.ppc.go.jp/legal/policy/answer/#q10-1

責任者については明確な記載がありませんが 組織的安全管理措置では「事務における責任者の設置及び責任の明確化」(例示)と 記載されているのみですので、当該責任者をどのような文言で指定するかは 誰が責任者であるかが明確になっている限りは、各社の自由であると思料いたします。
A. 履歴の保存期間に特に定めはありませんが、会社ごとに監査などのプロセスに必要な期間保存すること求められます。ClearWorksご利用中は当該履歴情報は 永続的に保存されますのでご安心ください。
A. 扶養控除等(異動)申告書をベースに個人番号確認を行うことは推奨されていますので、プレ印字をして配布し本人に確認してもらうことで番号確認を行ったとすることは問題ありません。
A. 政府が示しているガイドラインでも、既に雇用関係が明らかである場合は本人確認(身元確認)は行わなくても良いとされています。
ただし、マイナンバー取得で求められる確認要件は「本人確認」と「番号確認」があり、「本人であるかどうかの確認」は上記の通り既存で雇用関係があれば省略することは可能です。
各従業員から番号取得する際に、間違いなく本人の個人番号であるかの確認をする必要があります。

回答者

影島弁護士

影島 広泰

牛島総合法律事務所
弁護士

略歴

ITシステム・ソフトウェアの開発・運用、個人情報・プライバシー、ネット上のサービスや紛争に関する案件を中心に、企業法務の第一線で活躍中。約20万ダウンロードのiPhone/iPad人気アプリ「e六法」開発者。

主著

「民間企業における共通番号法(マイナンバー法)対応ロードマップ」(レクシスネクシス・ジャパン)
「マイナンバー法(番号法)に伴う業務・システム変更の実務」(レクシスネクシス・ジャパン)
「情報漏洩事案の類型別 分析と対策」(ILS出版)

小島税理士

小島 孝子

小島孝子税理士事務所
税理士

略歴

中小零細企業から上場会社に至るまでの幅広い申告実績と、受験校での教材制作から講座企画までの経験に基づく「実務」と「教えるプロ」の両面に基づいたわかりやすい解説に定評がある。

主著

「3年後に必ず差が出る20代から知っておきたい経理の教科書」(翔泳社)
「税理士とおるシリーズ(消費税法)」(ネットスクール出版)
「税理士ラストスパート模試(消費税法)」(ネットスクール出版)

坂本社長

坂本 恒之

株式会社スマイルワークス
日本商工会議所 IT経営アドバイザー

略歴

JIPDEC 電子認証普及委員会 委員長
クラウドビジネスアライアンス 理事
一般社団法人クラウドサービス推進機構 発起人兼理事
一般社団法人クラウド利用促進機構 ビジネスアドバイザー

主著

「生産性を向上させるクラウド徹底活用入門」(幻冬舎)

マイナンバーワークス

マイナンバーコラム

個人番号の収集と保管
影島 広泰(弁護士)
委託によるリスクの転嫁
影島 広泰(弁護士)
税務関連関連の実務への影響
小島 孝子(税理士)
中小企業の実務への影響
影島 広泰(弁護士)
マイナンバーとは
影島 広泰(弁護士)